Fulfillment là gì? Các giải pháp Fulfillment tối ưu cho doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên thương mại điện tử bùng nổ, sự lưu chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp vượt qua ranh giới địa lý và đáp ứng kỳ vọng khách hàng. Dịch vụ fulfillment ra đời giúp các nhà kinh doanh giải quyết bài toán logistics phức tạp, từ lưu kho đến giao hàng. Vậy fulfillment là gì? Làm sao để chọn giải pháp fulfillment tối ưu cho doanh nghiệp? Hãy cùng khám phá!

Fulfillment là gì?

Fulfillment hiểu theo nghĩa tiếng Việt là “sự hoàn thành”, trong khi đó dịch vụ Fulfillment nếu gọi theo cách thuần việt sẽ là “dịch vụ hoàn tất đơn hàng” hay “dịch vụ hậu cần kho vận”. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng diễn ra từ lúc hàng hóa được nhập vào kho cho đến khi người mua nhận được đơn hàng và bao gồm tất cả các hoạt động từ người bán, quá trình xử lý đơn hàng, quá trình đóng gói và vận chuyển trực tiếp đến tay người mua hàng. 

Quy trình fulfillment thường bao gồm:

• Lưu trữ hàng hóa (Warehousing): Hàng hóa hoặc phôi sản phẩm được lưu trữ trong kho của đơn vị cung ứng hoặc đối tác fulfillment.
• Quản lý tồn kho (Inventory Management): Theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực để tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn đọng.
• Xử lý đơn hàng (Order Processing): Khi có đơn hàng mới, hệ thống sẽ tự động tiếp nhận, phân loại và chuyển tiếp đến bộ phận in ấn hoặc lấy hàng.
• Đóng gói (Packing): Sản phẩm được đóng gói theo tiêu chuẩn bảo vệ hàng hóa và phù hợp với thương hiệu nếu có.
• Vận chuyển (Shipping): Giao hàng đến tận tay người mua thông qua các đơn vị vận chuyển nội địa hoặc quốc tế.

Các khái niệm liên quan đến Fulfillment

Để hiểu rõ hơn về dịch vụ fulfillment, hãy tìm hiểu chuyên sâu hơn về những khái niệm liên quan như:

1. Fulfillment Center

Fulfillment center là các trung tâm hoàn tất đơn hàng sẽ thực hiện các quy trình cần thiết nhằm đưa sản phẩm từ Sellers tới tận tay người mua hàng. Nói cách khác, trung tâm fulfillment sẽ xử lý toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng, từ khâu lựa chọn sản phẩm mà khách hàng đặt cho đến xử lý đơn hàng, đóng gói và vận chuyển tới tay khách hàng. 

2. 3PL

3PL là viết tắt của Third-Party Logistics – dịch vụ hậu cần bên thứ ba. Đây là các công ty chuyên nhận ủy quyền xử lý toàn bộ hoặc một phần chuỗi cung ứng từ doanh nghiệp bán hàng. Trong lĩnh vực thương mại điện tử và Print on Demand, 3PL thường đảm nhận các khâu như lưu trữ hàng hóa, quản lý tồn kho, đóng gói, giao hàng và hỗ trợ hoàn trả đơn hàng.

3. SKU (Stock Keeping Unit)

SKU là mã nhận dạng sản phẩm trong kho, viết tắt của Stock Keeping Unit. Mỗi SKU đại diện cho một biến thể sản phẩm cụ thể (ví dụ: áo thun đen, size M), giúp hệ thống fulfillment dễ dàng quản lý hàng tồn, theo dõi vị trí trong kho, và xử lý đơn hàng chính xác. SKU là yếu tố bắt buộc trong vận hành kho chuyên nghiệp, đặc biệt khi bạn bán đa dạng mẫu mã, màu sắc hoặc kích cỡ sản phẩm.

4. Last-Mile Delivery (Giao hàng chặng cuối)

Giai đoạn giao hàng từ kho đến tay khách hàng. Đây được đánh giá là bước có sự tốn kém nhất, chiếm tới 41% tổng chi phí logistics (Deloitte, 2023).

5. Reverse Logistics (Logistics ngược)

Là giai đoạn cuối cùng trong chuỗi cung ứng, khi hàng hóa được vận chuyển từ kho hoặc trung tâm phân phối đến tay khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất và có tác động lớn nhất đến sự hài lòng của khách hàng, vì nó liên quan trực tiếp đến tốc độ và chất lượng giao hàng.

6. Warehouse Management System (WMS)

Là phần mềm giúp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động trong kho, từ theo dõi hàng hóa, phân bổ không gian lưu trữ, đến điều phối nhân sự và xử lý đơn hàng. Trong fulfillment, WMS là công cụ cốt lõi để đảm bảo quy trình kho bãi hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

7. Một số thuật ngữ trong fulfillment khác

ưới đây là bảng tổng hợp một số thuật ngữ khác liên quan đến fulfillment, giúp bạn mở rộng hiểu biết về quy trình này một cách hệ thống và dễ nhớ:

Thuật ngữ	Định nghĩa
Pick and Pack	Quá trình lấy sản phẩm trong kho (pick) và đóng gói sản phẩm (pack) để chuẩn bị giao hàng.
Handling Time	Thời gian từ khi đơn hàng được đặt đến khi đơn được bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Cut-off Time	Mốc giờ trong ngày – đơn hàng đặt sau thời điểm này sẽ được xử lý vào ngày kế tiếp.
Shipping Carrier	Đơn vị vận chuyển như USPS, FedEx, DHL, J&T,… đảm nhận nhiệm vụ giao hàng từ kho đến người mua.
Tracking Number	Mã vận đơn giúp theo dõi trạng thái đơn hàng sau khi xuất kho.
White-label Shipping	Giao hàng không có logo hoặc tên nhà cung cấp – giúp seller POD giữ thương hiệu riêng.

Một số loại hình dịch vụ Fulfillment phổ biến nhất hiện nay

Một số loại hình dịch vụ Fulfillment phổ biến có thể kể đến như sau: 

1. In-house fulfillment

In-house fulfillment là mô hình mà doanh nghiệp tự quản lý toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng, từ lưu trữ hàng hóa trong kho, xử lý đơn hàng, đóng gói, đến vận chuyển. Doanh nghiệp đầu tư vào cơ sở hạ tầng (kho bãi, thiết bị), nhân sự, và công nghệ để kiểm soát mọi khâu trong chuỗi cung ứng. 

Nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát chặt chẽ chất lượng dịch vụ hoặc có những sản phẩm đặc thù, thì đây là lựa chọn phù hợp. Phương thức này sẽ phù hợp cho những đơn vị muốn kiểm soát toàn diện, chủ động xây dựng thương hiệu và có nhu cầu điều chỉnh quy trình để đáp ứng những yêu cầu đặc biệt.

Tuy nhiên, loại hình In-house fulfillment sẽ tồn tại một số hạn chế nhất định như chi phí đầu tư ban đầu tương đối cao, tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Đồng thời các đơn vị cũng phải đối mặt với vấn đề khó mở rộng quy mô trong những giai đoạn đơn hàng tăng đột biến.

2. Outsourced fulfillment

Outsourced fulfillment (fulfillment thuê ngoài) là mô hình mà doanh nghiệp hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba (3PL – Third-Party Logistics) để xử lý toàn bộ hoặc một phần quy trình hoàn tất đơn hàng. 

Đây là loại hình fulfillment được những doanh nghiệp nhỏ và vừa đặc biệt ưa chuộng, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư, tận dụng mạng lưới kho bãi toàn cầu của đối tác và có thể dễ dàng mở rộng phạm vi xử lý đơn hàng trong những giai đoạn khối lượng đơn tăng đột biến.

3. Dropshipping

Dropshipping là mô hình kinh doanh mà doanh nghiệp không cần lưu trữ hoặc quản lý hàng hóa. Khi khách hàng đặt hàng, doanh nghiệp chuyển đơn hàng trực tiếp đến nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, người sẽ xử lý đóng gói và giao hàng. 

Doanh nghiệp chỉ tập trung vào marketing và bán hàng, trong khi logistics được giao hoàn toàn cho đối tác. Nhờ vậy mà bạn có thể thử nghiệm kinh doanh nhiều loại sản phẩm mà không chịu nhiều rủi ro tài chính.

Thêm vào đó, chi phí khởi đầu thấp cũng là yếu tố đáng để cân nhắc về dropshipping. Tuy nhiên, loại hình này có một số vấn đề tồn đọng như lợi nhuận không quá cao và khó kiểm soát được chất lượng sản phẩm. Do người bán không trực tiếp xử lý sản phẩm, làm tăng nguy cơ giao hàng chậm và tỷ lệ hoàn hàng.

4. Hybrid fulfillment

Hybrid fulfillment là mô hình kết hợp giữa in-house và outsourced fulfillment, cho phép doanh nghiệp tận dụng ưu điểm của cả hai. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tự xử lý các đơn hàng nội địa hoặc sản phẩm chủ lực (in-house) và thuê 3PL cho các đơn hàng quốc tế hoặc trong mùa cao điểm. Mô hình này yêu cầu hệ thống quản lý phức tạp nhưng mang lại sự linh hoạt tối ưu.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh mô hình dựa theo nhu cầu của thị trường ở từng giai đoạn. Nhờ đó mà bạn có thể tận dụng khả năng cá nhân hóa của in-house với mạng lưới giao hàng nhanh của 3PL.

Song, không phải ai cũng áp dụng được loại hình này, do cần hệ thống đồng bộ hóa dữ liệu giữa in-house và 3PL để tránh sai sót. Đồng thời việc quản lý cũng tương đối phức tạp, đòi hỏi đội ngũ có kinh nghiệm và quy trình rõ ràng.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ fulfillment?

Dịch vụ Fulfillment hiện là dịch vụ phát triển không chỉ ở trong nước mà còn trên toàn thế giới. Với xu hướng buôn bán, mua sắm của người bán và người mua trên các sàn thương mại, nền tảng thương mại điện tử thì loại hình dịch vụ này càng được nhiều đơn vị tìm và sử dụng.

Sự ra đời của dịch vụ Fulfillment giúp:

• •  Cắt giảm chi phí và tiết kiệm thời gian hoạt động: Thay vì tự thuê kho, thuê nhân sự đóng gói, và xử lý đơn hàng thủ công, seller có thể outsource toàn bộ quy trình cho đơn vị fulfillment. Điều này giúp giảm chi phí cố định (kho bãi, lương nhân viên) và chỉ trả phí theo từng đơn.
  • Tiết kiệm thời gian vận chuyển: Fulfillment center thường đặt gần các trung tâm logistics lớn hoặc sân bay, cho phép giao hàng nhanh hơn. Nhiều đơn vị còn hỗ trợ giao hàng trong ngày hoặc giao ngày hôm sau.
  • Mở rộng quy mô kinh doanh: Khi có đơn vị fulfillment hỗ trợ, bạn có thể tăng số lượng sản phẩm, đơn hàng và vùng khách hàng mà không phải lo lắng về giới hạn kho hay nhân sự.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng: Nhờ hệ thống kiểm soát tồn kho và xử lý đơn hàng chuyên nghiệp, đơn vị fulfillment giúp giảm thiểu sai sót, giao nhầm, trễ đơn hoặc đóng gói kém. Một dịch vụ fulfillment tốt đồng nghĩa với chỉ số hài lòng của khách hàng CSAT (Customer Satisfaction Score) cao hơn.

• Hỗ trợ bán hàng xuyên biên giới: Một số đơn vị fulfillment cho phép seller giao hàng quốc tế với chi phí tối ưu và thời gian rút ngắn đáng kể. Điều này mở ra cơ hội kinh doanh toàn cầu mà không cần phải đầu tư vào hạ tầng quốc tế phức tạp.

Các giải pháp Fulfillment tối ưu cho doanh nghiệp

Những giải pháp fulfillment hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu chuỗi cung ứng, giảm thiểu chi phí vận hành, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng và khả năng mở rộng thị trường. Dưới đây là 6 giải pháp hiện đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi.

1. Sử dụng dịch vụ 3PL chuyên nghiệp

Dịch vụ 3PL (Third-Party Logistics) cho phép doanh nghiệp thuê ngoài toàn bộ quy trình hậu cần như lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói và giao hàng. Việc hợp tác với 3PL uy tín giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng vận hành, rút ngắn thời gian xử lý đơn và tăng hiệu suất xử lý đơn hàng lớn trong các mùa cao điểm.

2. Ứng dụng công nghệ quản lý kho (WMS)

Hệ thống quản lý kho WMS là phần mềm chuyên dụng giúp tự động hóa các hoạt động trong kho như theo dõi hàng hóa, phân bổ vị trí lưu trữ, điều phối nhân sự và xử lý đơn hàng. WMS giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tăng độ chính xác và tối ưu hóa không gian kho bãi – đặc biệt hiệu quả với các doanh nghiệp đa SKU.

3. Tối ưu hóa Last-Mile Delivery

Giao hàng chặng cuối thường chiếm chi phí cao nhất trong toàn bộ chuỗi logistics. Doanh nghiệp có thể tối ưu last-mile delivery bằng cách:

• Ứng dụng AI để thiết kế lộ trình vận chuyển thông minh
• Kết nối nhiều đơn vị vận chuyển để tăng lựa chọn giao hàng
• Cung cấp tùy chọn giao theo khung giờ, giao nhanh, hoặc tự nhận hàng

Những giải pháp này giúp rút ngắn thời gian giao hàng và tăng mức độ hài lòng của khách.

4. Áp dụng Cross-Docking cho sản phẩm có vòng đời ngắn

Cross-docking là phương pháp giúp hàng hóa được chuyển thẳng từ xe nhập hàng đến xe giao hàng mà không cần lưu kho. Kỹ thuật này giúp giảm chi phí lưu kho và tăng tốc độ phân phối – phù hợp với sản phẩm theo mùa, sản phẩm khuyến mãi hoặc hàng có thời hạn sử dụng ngắn.

5. Xây dựng quy trình Reverse Logistics hiệu quả

Reverse logistics (logistics ngược) không chỉ là quản lý hàng hoàn trả – đó còn là cơ hội để doanh nghiệp nâng cao uy tín và giữ chân khách hàng. Một quy trình hoàn trả linh hoạt, dễ thực hiện, rõ ràng sẽ giúp khách hàng cảm thấy yên tâm và sẵn sàng mua hàng nhiều lần trong tương lai.

6. Kết hợp Hybrid Fulfillment cho doanh nghiệp đa kênh

Mô hình Hybrid Fulfillment kết hợp giữa tự xử lý (in-house fulfillment) và thuê ngoài (outsourced fulfillment), cho phép doanh nghiệp tận dụng điểm mạnh của cả hai mô hình.

Ví dụ: giữ một phần hàng hóa tại kho nội bộ để kiểm soát chất lượng, đồng thời dùng 3PL cho đơn hàng quốc tế để tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển. Mô hình này cực kỳ phù hợp với doanh nghiệp bán đa nền tảng (Shopify, Etsy, Amazon…).

Một số thách thức trong Fulfillment hiện nay

Dù fulfillment mang lại nhiều lợi ích trong việc tự động hóa và tối ưu chuỗi cung ứng, nhưng các doanh nghiệp vẫn đối mặt với không ít rào cản:

• Chi phí vận hành tăng cao, đặc biệt ở giai đoạn last-mile delivery và hoàn trả hàng, khiến lợi nhuận bị ảnh hưởng nếu không có kế hoạch tối ưu.
• Tình trạng giao chậm, sai đơn xảy ra nếu không có hệ thống quản lý đơn hàng và kho hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.
• Khó mở rộng quy mô nhanh chóng, nhất là với doanh nghiệp tự vận hành in-house, khi thiếu kho bãi, nhân sự và công nghệ hỗ trợ.
• Thiếu kết nối giữa kênh bán hàng và đơn vị vận hành, dẫn đến thông tin bị đứt đoạn, chậm xử lý hoặc sai lệch tồn kho thực tế.
• Quy trình logistics ngược (return, refund) phức tạp, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc giữ chân khách hàng và kiểm soát dòng hàng.

BurgerPrints – Giải pháp Fulfillment hoàn hảo cho Seller Print on Demand

Nếu bạn là cá nhân hoặc doanh nghiệp tìm kiếm dịch vụ fulfillment Print on Demand (POD) chuyên nghiệp, BurgerPrints là lựa chọn hoàn hảo. Với thế mạnh trong ngành POD, BurgerPrints hỗ trợ seller tối ưu vận hành với:

• Mạng lưới kho tại Mỹ, EU, Việt Nam giúp giao hàng nội địa nhanh, ship quốc tế dễ dàng
• Công nghệ in Kornit Digital tiêu chuẩn quốc tế, hỗ trợ kỹ thuật in chất lượng cao
• Tích hợp trực tiếp với Shopify, Etsy, WooCommerce, API riêng cho phép quản lý đơn hàng POD hoàn toàn tự động
• Hệ thống tự động xử lý, in ấn, đóng gói, không cần lưu kho
• Hỗ trợ in nhãn riêng (branding), white-label shipping giúp xây dựng thương hiệu cá nhân chuyên nghiệp

Liên hệ BurgerPrints ngay hôm nay để nhận tư vấn giải pháp POD fulfillment phù hợp nhất cho sản phẩm, thị trường và quy mô kinh doanh của bạn!