Email là gì? Cách thiết lập Email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Trong thời đại 4.0, Email được coi là một trong những phương thức trao đổi thông tin nhanh chóng và tiện lợi nhất. Công cụ trực tuyến này được sử dụng phổ biến cho doanh nghiệp, đáp ứng mọi yêu cầu về tốc độ xử lý, khả năng lưu trữ, và tính ổn định. Bài viết sau đây của BurgerPrints sẽ cung cấp thông tin chi tiết về email là gì và cách thiết lập Email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Email là gì?

Email, viết tắt của Electronic Mail, là một hình thức thư điện tử được sử dụng để trao đổi thông tin qua mạng Internet giữa các thiết bị như điện thoại, laptop. Email ra đời cung cấp một phương tiện liên lạc nhanh chóng và tiện lợi, thay thế cho hình thức thư truyền thống. Ngày nay, email đóng vai trò quan trọng trong học tập, công việc và cuộc sống hàng ngày, cho phép người dùng gửi và nhận thông tin bất kỳ lúc nào chỉ cần có kết nối Internet. Hệ thống email còn hỗ trợ lưu trữ và chuyển tiếp thư khi cần, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả.

Email cá nhân với Email doanh nghiệp

Email cá nhân và email doanh nghiệp là hai loại hình email phổ biến, nhưng chúng phục vụ các mục đích và đối tượng sử dụng khác nhau như thế nào? Việc phân biệt rõ ràng giữa hai loại email này giúp tối ưu hóa công việc, đảm bảo an toàn dữ liệu và duy trì tính minh bạch trong môi trường kinh doanh.

Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản thuộc sở hữu riêng của mỗi người, thường được sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc giao tiếp không chính thức, với phần đuôi là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như @yahoo.vn, @gmail.com,…

3 đặc điểm nổi bật khi sử dụng email các nhân:

• Miễn phí và dễ dàng đăng ký từ các nhà cung cấp như Gmail, Yahoo, Outlook,…
• Được sử dụng để trao đổi thông tin cá nhân, đăng ký tài khoản trực tuyến, hoặc liên lạc với gia đình, bạn bè.
• Người dùng tự quản lý tài khoản, mật khẩu và các nội dung trong hộp thư.

Email cá nhân phù hợp với những ai cần liên lạc trong cuộc sống hàng ngày, hoặc xử lý các công việc không đòi hỏi sự bảo mật cao của doanh nghiệp.

Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là tài khoản email có đuôi gắn với tên miền của công ty, thể hiện tính chuyên nghiệp và dễ nhận diện. 4 đặc điểm của email doanh nghiệp bao gồm:

• Gắn liền với tên miền của doanh nghiệp, ví dụ: @tencongty.com.
• Tăng tính bảo mật và khả năng kiểm soát thông tin của tổ chức.
• Cho phép doanh nghiệp quản lý, thu hồi và lưu trữ dữ liệu khi cần.
• Cung cấp các tính năng nâng cao như không gian lưu trữ lớn, hỗ trợ kỹ thuật, và tính năng bảo mật cao.

Email doanh nghiệp phù hợp cho nhân viên, quản lý và những người làm việc trong các tổ chức cần đảm bảo tính bảo mật, tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng, và đồng nghiệp. Mục đích chính là hỗ trợ công việc kinh doanh và giữ an toàn cho dữ liệu nội bộ.

Đặc điểm khi trao đổi qua email

Sự ra đời của email đánh dấu một bước đột phá trong lĩnh vực liên lạc. Email mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho người dùng, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất từ 1 đến vài ngày để một lá thư truyền thống đến tay người nhận, email chỉ mất vài giây để truyền tải thông tin mà không cần phải chờ đợi như trước.
• Tiết kiệm chi phí: Nếu thư truyền thống yêu cầu chi phí mua tem để gửi, email hoàn toàn miễn phí. Người dùng chỉ cần soạn thảo nội dung và nhấn gửi, không tốn thêm chi phí nào.
• Hỗ trợ nhiều loại tệp tin: Khác với thư tay chỉ chứa văn bản, email cho phép đính kèm đa dạng các loại tập tin như hình ảnh, video, hoặc tệp âm thanh, giúp truyền tải thông tin phong phú hơn.
• Bảo mật cao: Mỗi tài khoản email được bảo vệ bằng mật khẩu cá nhân do người dùng tạo, đảm bảo chỉ những người có mật khẩu mới có thể truy cập và xem nội dung bên trong.

Các ứng dụng email hàng đầu hiện nay

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nhiều ứng dụng email đã ra đời và không ngừng cải tiến để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Dưới đây là 5 ứng dụng email hàng đầu hiện nay, nổi bật với các tính năng quản lý, bảo mật và tích hợp mạnh mẽ, giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả công việc và giao tiếp.

1. Microsoft Outlook

Đây là ứng dụng được ra mắt sau khi Microsoft cải tiến ứng dụng Accompli vào cuối năm 2014, mang đến một trải nghiệm email hoàn toàn mới trên điện thoại di động (Android, iOS). Outlook cải thiện việc quản lý email, danh bạ, tập tin và lịch, đồng thời sử dụng tính năng phân tích để xác định email quan trọng và tính năng swipe control để dễ dàng quản lý email. Ứng dụng hỗ trợ các tài khoản như Exchange, Office 365, Outlook.com, Gmail, Yahoo Mail và iCloud.

2. Gmail

Gmail là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất, với hơn 1 tỷ người dùng hàng tháng. Nó cho phép người dùng tạo nhãn, danh mục, và gắn dấu sao cho email quan trọng. Gmail cũng cung cấp tính năng xác thực 2 lớp và tích hợp các tính năng lịch và tài liệu.

3. Protonmail

ProtonMail, mặc dù không nổi tiếng như Gmail hay Outlook, cung cấp các tính năng bảo mật vượt trội, bao gồm mã hóa đầu cuối, chính sách bảo mật tốt hơn, tên miền tùy chỉnh và không có quảng cáo. Thay vì cung cấp dịch vụ miễn phí và khai thác dữ liệu, ProtonMail yêu cầu người dùng trả phí hàng tháng (5 €) để sử dụng dịch vụ email của mình.

4. iCloud Mail

 iCloud Mail cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí để đồng bộ hóa hình ảnh, email và tệp trên các ứng dụng và thiết bị. Nếu bạn sử dụng vượt mức dung lượng miễn phí, bạn sẽ cần nâng cấp tài khoản để có thêm không gian lưu trữ.

5. Hotmail

Đây là ứng dụng cung cấp dịch vụ email miễn phí với giao diện thân thiện và khả năng bảo mật khá tốt. Tuy nhiên, nó có một số hạn chế, như không hỗ trợ POP, IMAP và thiếu tính năng bảo mật tin nhắn.

Hiện nay Để thu hút khách hàng cho doanh nghiệp, việc sử dụng phần mềm email marketing là rất cần thiết. Gmail không thể đáp ứng nhu cầu gửi email số lượng lớn và thường xuyên đánh dấu thư là spam. Dưới đây là một số ứng dụng email marketing phổ biến hiện nay: SendinBlue, OmniSend, MailChimp, Sender, Aweber, GetResponse, Benchmark, và nhiều hơn nữa.

Hướng dẫn ứng dụng Email cho doanh nghiệp

Để ứng dụng email cho doanh nghiệp 1 cách hiệu quả các bạn có thể tham khảo và tối ưu các yếu tố sau đây:

• Lựa chọn nền tảng email doanh nghiệp: Chọn dịch vụ email doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu của công ty, như Microsoft Outlook, Google Workspace (G Suite), hoặc Zoho Mail.
• Tạo 1 địa chỉ email chuyên nghiệp: Địa chỉ email nên phản ánh tên thật của bạn và sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp để tạo sự chuyên nghiệp. Tránh sử dụng biệt danh hoặc con số không cần thiết.
• Nên tạo tiêu đề mail rõ ràng: Tiêu đề email nên ngắn gọn, súc tích và mô tả chính xác nội dung bức thư. Một tiêu đề rõ ràng giúp người nhận hiểu ngay nội dung và dễ dàng tìm kiếm lại sau này.
• Setup 1 lời chào chuyên nghiệp: Bắt đầu email bằng một lời chào lịch sự và phù hợp. Lời chào thể hiện sự tôn trọng và thái độ chuyên nghiệp. Hạn chế viết tắt, viết hoa không cần thiết, và đảm bảo sử dụng ngôn ngữ thống nhất suốt email.
• Sử dụng chữ ký email: Đưa vào chữ ký email, bao gồm thông tin liên hệ và các yếu tố thương hiệu cá nhân. Chữ ký không chỉ cung cấp thông tin liên lạc mà còn khuyến khích người nhận hồi âm và tạo ấn tượng tích cực.
• Thường xuyên dọn dẹp mail rác: Dọn dẹp thường xuyên các thư rác và email quảng cáo để giữ cho hộp thư của bạn gọn gàng và có đủ không gian lưu trữ cho các email quan trọng.

Một số thuật ngữ khác nên biết khi sử dụng Email

Để sử dụng email một cách hiệu quả bạn cần biết được các thuật ngữ thông dụng, sau đây sẽ là những thuật ngữ thường thấy khi bạn sử dụng email.

• CC (Carbon Copy): Cho phép gửi email cho người khác ngoài người nhận chính, và tất cả các bên nhận đều thấy địa chỉ email của nhau.
• BCC (Blind Carbon Copy): Gửi email cho người khác mà không để lộ địa chỉ email của những người nhận khác.
• Spam mail: Thư rác chứa quảng cáo không mong muốn và thường có chất lượng thấp.
• Subject: Tiêu đề email, tóm tắt nội dung chính để người nhận biết thông tin mà không cần đọc toàn bộ.
• Resend Email: Gửi lại email nếu gặp lỗi gửi do kết nối Internet bị gián đoạn.
• Push email: Phương pháp nhận email tự động trên thiết bị di động thông qua kết nối mở với máy chủ.
• BTW: Viết tắt của “by the way”, nghĩa là “nhân tiện” hoặc “tiện thể”, thường dùng để hỏi thêm thông tin.
• Re: Viết tắt của “reply”, nghĩa là “hồi âm”, dùng để chỉ rằng email là phản hồi cho một email trước đó.
• FYI: Viết tắt của “for your information”, nghĩa là “để bạn biết”, dùng để cung cấp thông tin cho người nhận.
• FWD: Viết tắt của “forward”, nghĩa là “chuyển tiếp”, dùng để chuyển tiếp email từ người khác đến hộp thư khác.

Hy vọng rằng các thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm email và cách thiết lập Email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về POD và email marketing, thì đừng quên theo dõi BurgerPrints để nhận được sự hỗ trợ và giải đáp nhanh chóng nhé