Cách xử lý tình trạng shop tự hủy đơn hàng trên TikTok đơn giản

Để đảm bảo trải nghiệm mua sắm an toàn, chất lượng cho người dùng, TikTok Shop đã ban hành và thực thi nghiêm ngặt các chính sách, quy định đối với người bán. Một trong những chính sách quan trọng đó là quy định về thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm.

Theo quy định này, người bán phải cam kết giao hàng đúng thời gian đã thông báo trên nền tảng. Nếu người bán không đảm bảo đúng thời gian giao hàng, sẽ gặp phải tình trạng shop tự hủy đơn hàng trên TikTok. Vậy làm thế nào để tránh tình trạng này? Cùng BurgerPrints tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây!

Chính sách hủy đơn hàng tự động là gì?

TikTok Shop luôn nỗ lực mang đến trải nghiệm mua sắm tích cực cho tất cả khách hàng. Do đó, đảm bảo đơn hàng được vận chuyển nhanh chóng, chính xác và đúng hẹn là trách nhiệm của tất cả Seller của sàn.

Chức năng tự động hủy đơn hàng trên TikTok Shop được kích hoạt để bảo vệ quyền lợi của người mua. Khi người bán gửi hàng trễ so với thời gian cam kết, hệ thống sẽ tự động hủy đơn hàng và hoàn tiền cho khách hàng.

Khi nào đơn hàng bị hủy tự động?

TikTok Shop áp dụng chính sách hủy đơn hàng tự động để đảm bảo người bán giao hàng đúng hẹn và bảo vệ quyền lợi người mua. Quy định này được áp dụng cho hai loại đơn hàng: Đơn hàng tiêu chuẩn và Đơn hàng đặt trước.

1. Đối với Đơn hàng tiêu chuẩn

Đơn hàng tiêu chuẩn là loại đơn hàng thông thường mà người bán có thể hoàn thành và giao cho khách trong thời gian quy định theo Thỏa thuận cấp độ dịch vụ tiêu chuẩn (SLA) của TikTok Shop. Ưu điểm của đơn hàng tiêu chuẩn là giúp khách hàng nhận hàng nhanh chóng, tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng, tăng uy tín cho cửa hàng.

Có hai trường hợp đơn hàng tiêu chuẩn bị hủy đơn tự động:

Hủy sau 4 ngày: Đơn hàng sẽ tự động hủy nếu không chuyển trạng thái sẵn sàng vận chuyển sau 4 ngày kể từ khi tạo đơn (chưa chuyển sang trạng thái “Cần vận chuyển – Chờ lấy hàng”).

Ví dụ: Ngày 1: Khách hàng đặt đơn hàng => Ngày 2: Người bán chưa đóng gói và chuẩn bị hàng hóa => Ngày 3: Người bán vẫn chưa đóng gói và chuẩn bị hàng hóa => Ngày 4: Hệ thống tự động hủy đơn hàng vì trạng thái đơn hàng không chuyển sang “Cần vận chuyển – Chờ lấy hàng” sau 4 ngày kể từ khi tạo đơn.

Hủy sau 6 ngày: Đơn hàng sẽ tự động hủy nếu đã sẵn sàng vận chuyển nhưng không được nhà cung cấp dịch vụ kho vận lấy hàng trong vòng 6 ngày kể từ khi tạo đơn.

Ngày 1	Ngày 2	Ngày 3	Ngày 4	Ngày 5	Ngày 6
Khách hàng đặt đơn hàng	Người bán đóng gói và chuẩn bị hàng hóa	Người bán đã đóng gói và chuẩn bị hàng hóa nhưng chưa tạo lệnh giao hàng cho nhà cung cấp dịch vụ kho vận	Người bán vẫn chưa tạo lệnh giao hàng cho nhà cung cấp dịch vụ kho vận	Người bán vẫn chưa tạo lệnh giao hàng cho nhà cung cấp dịch vụ kho vận	Shop tự hủy đơn hàng trên TikTok vì đơn hàng đã sẵn sàng vận chuyển nhưng không được nhà cung cấp dịch vụ kho vận lấy hàng trong vòng 6 ngày kể từ khi tạo đơn

 

2. Đối với Đơn hàng đặt trước

Hàng đặt trước là loại đơn hàng đặc biệt cần có thời gian hoàn thành lâu hơn so với SLA thông thường. Phân loại này chỉ áp dụng cho một số người bán được mời tham gia, sản phẩm thường là hàng hiếm, độc quyền, sản xuất theo yêu cầu hoặc cần thời gian gia công lâu. Đồng thời, khách hàng cần đặt trước và thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị đơn hàng.

Ví dụ: Giày thể thao phiên bản giới hạn, điện thoại thông minh mới ra mắt, đồ nội thất đặt theo yêu cầu…

Đơn hàng sẽ tự động hủy nếu không được vận chuyển trước ngày dự kiến. Ngày vận chuyển dự kiến được tính bằng cách cộng thêm 2 ngày vào số ngày người bán chọn để vận chuyển (từ 3 đến 30 ngày).

Ngày 1	Ngày 2	Ngày 22	Ngày 23
Khách hàng đặt đơn hàng đặt trước cho một sản phẩm mới ra mắt	Người bán xác nhận đơn hàng và chọn số ngày vận chuyển là 20 ngày (tối đa cho phép)	Ngày vận chuyển dự kiến theo quy định (tính bằng công thức: 20 ngày người bán chọn + 2 ngày xử lý của TikTok Shop)	Shop tự hủy đơn hàng trên TikTok vì người bán không vận chuyển hàng hóa trước ngày 22 (quá hạn)

 

Cách tránh hủy đơn hàng tự động

Shop có tỷ lệ hủy đơn hàng cao đồng nghĩa với tăng khả năng bị đánh giá thấp trên TikTok Shop, từ đó ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng.  Bên cạnh đó, TikTok Shop có thể áp dụng các biện pháp phạt đối với shop có tỷ lệ hủy đơn hàng cao, ví dụ như hạn chế số lượng đơn hàng được phép bán trong một ngày hoặc khóa shop vĩnh viễn.

Vậy làm thế nào để tránh tình trạng shop hủy đơn hàng trên TikTok tự động?

1. Đối với Đơn hàng tiêu chuẩn

Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và mang đến trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng, quản lý đơn hàng là một trong những yếu tố quan trọng nhất. 

1.1. Theo dõi đơn hàng liên tục

Kiểm tra đơn hàng mới thường xuyên bằng cách sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng hoặc theo dõi thông báo trên ứng dụng TikTok Shop để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ đơn hàng nào. Song song với đó, Seller nên xác nhận đơn nhanh chóng, liên tục cập nhật trạng thái theo từng giai đoạn xử lý để buyer dễ dàng theo dõi. 

1.2. Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa cẩn thận

Hãy kiểm tra kho hàng liên tục để để tránh tình trạng giỏ hàng vẫn hiện chọn mua nhưng thực tế kho hàng hết sản phẩm. Đồng thời, đóng gói sản phẩm cẩn thận và đầy đủ theo yêu cầu của khách hàng cùng với tem nhãn vận chuyển chính xác để đơn vị vận chuyển và buyer dễ dàng giao nhận.

1.3. Hợp tác với nhà vận chuyển uy tín

Bạn có thể tìm kiếm và lựa chọn nhà vận chuyển có uy tín, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng, giá cả cạnh tranh, cung cấp cho nhà vận chuyển thông tin đơn hàng chính xác bao gồm tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại liên hệ và sản phẩm cần giao.

1.4. Giải quyết vấn đề nhanh chóng

Giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả để giữ uy tín cho shop, khuyến khích cung cấp chính sách đổi trả sản phẩm rõ ràng và hỗ trợ khách hàng đổi trả sản phẩm khi cần thiết. Đồng thời, phân tích nguyên nhân dẫn đến những sai sót trong quá trình quản lý đơn hàng và đưa ra biện pháp khắc phục để tránh lặp lại.

2. Đối với Đơn hàng đặt trước

2.1. Lên kế hoạch sản xuất và vận chuyển hợp lý

Xác định chính xác thời gian cần thiết để sản xuất và hoàn thiện sản phẩm đặt trước, dự trù thời gian vận chuyển dựa trên khu vực giao hàng và phương thức vận chuyển đã chọn. Cộng thêm 2 ngày xử lý của TikTok Shop vào tổng thời gian dự kiến để tính toán Ngày vận chuyển dự kiến. Chú ý: Ngày vận chuyển dự kiến tối đa là 30 ngày kể từ ngày khách hàng đặt đơn.

2.2. Cung cấp thông tin sản phẩm chính xác và đầy đủ

Ghi rõ thời gian sản xuất và Ngày vận chuyển dự kiến trên trang sản phẩm. Cập nhật thông tin sản phẩm thường xuyên để đảm bảo tính chính xác, tránh đưa ra những cam kết về thời gian giao hàng mà bạn không thể thực hiện.

2.3. Giao tiếp hiệu quả với khách hàng

Thông báo cho khách hàng về Ngày vận chuyển dự kiến ngay sau khi nhận được đơn hàng, cập nhật thông tin về tình trạng đơn hàng thường xuyên.

2.4. Hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ uy tín

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển có khả năng đáp ứng nhu cầu giao hàng theo đúng tiến độ, đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ hiểu rõ Ngày vận chuyển dự kiến của đơn hàng. Đồng thời, theo dõi sát sao quá trình vận chuyển và xử lý kịp thời nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

2.5. Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý đơn hàng

Khoảng thời gian tính từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng có thể kéo dài đến cả tháng, chính vì thế mà rất dễ xảy ra tình trạng Seller bị quên, thiếu đơn. Hãy khắc phục bằng cách áp dụng các phần mềm quản lý đơn hàng để theo dõi tình trạng đơn hàng hiệu quả, đồng thời tự động hóa các quy trình xử lý đơn hàng để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Ngoài ra, Seller cũng cần cập nhật thông báo về các đơn hàng có nguy cơ bị hủy tự động để có biện pháp can thiệp kịp thời.

Một số câu hỏi thường gặp về shop tự hủy đơn hàng trên TikTok

1. Trước khi đơn hàng bị hủy thì người bán có được thông báo trước hay không?

Trước khi shop tự hủy đơn hàng trên TikTok, người bán sẽ được thông báo trước qua địa chỉ email đã đăng ký với TikTok Shop. Nội dung thông báo bao gồm lý do hủy đơn, thời gian hủy dự kiến và hướng dẫn các bước cần thiết để khắc phục sự cố, tránh bị hủy đơn trong tương lai.

2. Cửa hàng sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi xảy ra việc hủy đơn hàng?

Tỷ lệ hủy đơn hàng cao có thể khiến shop bị đánh giá thấp trên TikTok Shop, ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận và giảm doanh thu trong tương lai. Ngoài ra, TikTok Shop có thể áp dụng các biện pháp phạt đối với shop có tỷ lệ hủy đơn hàng cao, như hạn chế số lượng đơn hàng được phép bán trong một ngày hoặc khóa shop vĩnh viễn.

3. Chức năng tự động hủy của TikTok Shop có xảy ra bởi đơn vị vận chuyển không?

Chức năng tự động hủy đơn hàng trên TikTok Shop có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, trong đó có vai trò của đơn vị vận chuyển. Nếu đơn vị vận chuyển không lấy hàng đúng hẹn hoặc không cập nhật thông tin giao hàng thì đơn hàng đều có thể bị hủy tự động.

TikTok Shop đã có những quy định và chính sách rõ ràng để bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán trong trường hợp xảy ra sự cố, trong đó bao gồm hoàn tiền cho người mua và bồi thường cho người bán.

BurgerPrints hy vọng những chia sẻ chi tiết về chính sách shop tự hủy đơn hàng trên TikTok sẽ giúp ích cho người bán hàng và các doanh nghiệp. Để tránh tình trạng này xảy ra, Seller nên chủ động tìm hiểu, tuân thủ quy định nền tảng, đồng thời tập trung chăm sóc khách hàng chu đáo trước, trong và sau khi mua hàng. Ngoài ra, đừng quên ghé thăm blog BurgerPrints để không bỏ lỡ bất kỳ bài viết hữu ích nào về quản lý và kinh doanh hiệu quả trên TikTok Shop nhé!