Tất tần tật về quy trình Vận đơn của TikTok Shop nhà bán hàng cần biết

Năm 2023 đã chứng kiến sự tăng tưởng “thần tốc” của TikTok và TikTok Shop. Chỉ mới ra mắt từ năm 2022, TikTok Shop đã vươn lên vị trí thứ 2 chỉ sau Shopee với doanh thu 16.300 tỷ đồng trong quý 2/2023. Từ đó, mở ra cơ hội tiềm năng cho những nhà bán hàng trên nền tảng này. Để kinh doanh trên TikTok, bạn phải biết về quy trình vận đơn của TikTok Shop. Cùng BurgerPrints tìm hiểu nhé!

TikTok Shop là gì? 

Theo đó, “TikTok Shop là một giải pháp sáng tạo dành cho người mua, người bán và nhà sáng tạo nội dung, mang đến hệ sinh thái thương mại điện tử toàn diện và liền mạch ngay trên TikTok”. Hiểu đơn giản, TikTok Shop là một gian hàng được tích hợp trên mạng xã hội TikTok để giúp người bán tối ưu quy trình tiếp cận người dùng.

Chẳng hạn, khi người dùng xem video trên TikTok, phần bên dưới các video sẽ hiện trực tiếp link mua hàng. Lúc này, người dùng chỉ cần nhấn vào link là có thể mua hàng mà không phải thoát khỏi trang ứng dụng.

Các sản phẩm của người bán được TikTok giới thiệu với người dùng qua 3 hình thức: video, livestream bán hàng và tab giới thiệu sản phẩm nổi bật trong hồ sơ của họ. Và người mua sẽ tìm thấy đầy đủ thông tin về mặt hàng như các sàn TMĐT về giá, lượt mua, đánh giá… trên đó.

Nguyên tắc vận chuyển đơn hàng của TikTok Shop

Sự ảnh hưởng của TikTok đối với hành vi tiêu dùng ngày càng lớn, làm cho nó trở thành kênh không thể thiếu đối với sellers (người bán) muốn tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, việc bán hàng trên nền tảng này cần đảm bảo một số nguyên tắc để gia tăng doanh thu. Dưới đây là 4 điều không nên làm khi vận chuyển trong quy trình vận đơn của TikTok Shop.

1. Bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng 

TikTok Shop bật thêm lớp bảo mật cho khách hàng, đơn giản là địa chỉ, số điện thoại của khách đều được ẩn đi trong trung tâm người bán. Vì vậy, với cương vị là người phục vụ khách hàng, bạn cũng nên làm theo TikTok, không nên sử dụng thông tin cá nhân đó vào bất kỳ mục đích nào. 

2. Không dẫn khách ra ngoài nền tảng 

Dường như đây là luật bất thành văn của tất cả các sàn thương mại điện tử hiện nay. Các nhà bán hàng chỉ nên thực hiện giao dịch, nhắn tin thông qua TikTok. Quan trọng là không nhắc đến hay có ý định dẫn khách hàng hướng dang một nền tảng khác TikTok Shop. Nếu phát hiện điều này thì TikTok Shop sẽ phạt rất nặng cửa hàng của bạn. 

3. Không buff đơn hàng 

Rất nhiều người muốn đẩy nhanh tiến độ bán hàng nên họ đã xây shop bằng cách buff đơn hàng nhằm tăng lượt mua hàng, lượt đánh giá. Tuy nhiên, người bán không nên làm việc này bởi vì có thể nhận mức phạt nặng nhất từ TikTok Shop.

4. Đảm bảo hàng hóa trong đơn hàng đúng với hàng hóa vận chuyển

Một điều mà các sellers không nên làm khi vận chuyện hàng hóa là thiếu hàng, sai hàng hóa. Hơn nữa, người bán cũng không được vận chuyển một thùng hàng rỗng hay các sản phẩm cấm trong danh sách của TikTok Shop.

Quy trình vận đơn của TikTok Shop

Dưới đây là Cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop mà bất kỳ nhà bán hàng nào cũng phải nắm rõ. Việc hiểu về cách xử lý đơn hàng sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn và tránh phạm vào những quy định cấm của TikTok.

1. Xác nhận đơn hàng

Sau khi người mua đặt hàng qua cửa hàng TikTok, người bán phải xem lại chi tiết đơn hàng để xác nhận sản phẩm còn hàng hay không. Trong trường hợp người bán phát hiện ra sản phẩm không còn hàng hoặc không thể giao hàng cho người mua hàng trên TikTok, người bán đó phải tuân theo các quy tắc hủy đơn, hoàn trả và hoàn tiền cho khách hàng. 

Hướng dẫn hủy, trả lại và hoàn tiền đơn hàng của khách hàng TikTok Shop: 

• Người bán có thể hủy trước khi trạng thái đơn hàng chuyển thành “Shipped”. 
• Nếu khách hàng không thanh toán trong thời gian quy định (tùy theo điều kiện áp dụng) do người bán hoặc nền tảng đặt ra, đơn hàng sẽ tự động bị hủy. 
• Người bán phải xử lý tất cả các yêu cầu hủy đơn trong vòng 48 giờ kể từ khi gửi yêu cầu. 
• Các yêu cầu đang chờ xử lý sẽ tự động được phê duyệt nếu người bán không thực hiện các hành động đối với yêu cầu. 
• Nếu một sản phẩm hết hàng hoặc tồn kho vô tình bị hư hỏng, người bán có thể thông báo cho khách hàng và tiến hành hủy đơn đặt hàng. 
• Tất cả thông báo hủy bỏ phải được gửi đến khách hàng thông qua tính năng nhắn tin qua ứng dụng TikTok. 

2. Đóng gói hàng hóa

Đóng gói hàng hóa là công việc quan trọng trong quy trình vận đơn của TikTok Shop. Trong đó, người bán phải tuân thủ tất cả các luật, quy tắc, quy định, pháp lệnh và chỉ thị hiện hành liên quan đến vật liệu đóng gói sản phẩm. Ngoài ra, người bán cũng phải thực hiện nghĩa vụ bổ sung theo yêu cầu của (các) luật liên quan hoặc của hãng vận chuyển để đảm bảo sử dụng bao bì phù hợp cho sản phẩm. 

Người bán (sellers) phải đóng gói tất cả sản phẩm cẩn thận để giảm thiểu rủi ro, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Hướng dẫn về cách đóng gói mà người bán nên lưu ý: 

• Chọn đúng kích cỡ và loại bao bì cho sản phẩm của mình. 
• Chỉ vận chuyển những sản phẩm được nhà vận chuyển cho phép. 
• Kiểm tra các điều khoản, điều kiện và chính sách mới nhất của nhà vận chuyển để xác nhận rằng sản phẩm có thể được vận chuyển. 
• Không được gửi kèm bất kỳ tin nhắn nào thu hút đánh giá tích cực của khách hàng. 
• Không được gửi kèm bất kỳ thông báo nào yêu cầu trả lại hàng để đổi lấy các lợi ích khác hoặc đưa thêm thông tin không phù hợp.
• Không được bao gồm các tài liệu tiếp thị hoặc quảng cáo trái phép, chẳng hạn như tờ rơi, tài liệu trưng bày, thẻ giá, tài liệu không liên quan khác… 
• Không được đóng gói sản phẩm mà khách hàng không đặt hàng.
• Trong trường hợp có yêu cầu đóng gói đặc biệt đối với chất lỏng, vật sắc nhọn (như dao kéo, đồ dễ vỡ, dễ hư hỏng, dệt may, vật liệu nguy hiểm, pin…), người bán phải thực hiện theo hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. 

Một số sản phẩm có thể yêu cầu bao bì carton bên ngoài. Khi sử dụng thùng carton cho đóng gói, bạn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây để quy trình vận đơn của TikTok Shop trơn tru. 

• Thùng carton và vật liệu đóng gói bảo vệ các mặt hàng trong quá trình vận chuyển. Việc sử dụng vật liệu đóng gói không phù hợp có thể dẫn đến việc khách hàng từ chối nhận và yêu cầu bồi hoàn.
• Chọn kích thước thùng carton phù hợp, đảm bảo không gian trống tối thiểu sau khi đặt đồ vào bên trong. 
• Buộc chặt và niêm phong thùng carton, đặc biệt là đối với các mặt hàng nhỏ, nhẹ (cạnh dài nhất <30 cm, <1kg) để tránh tình trạng mất mát/hư hỏng trong khi vận chuyển.
• Không được bọc thùng carton bằng bao, dây thun, băng dính…
• Tránh sử dụng những chiếc ghim lớn hoặc băng dính làm từ sợi nylon vì chúng có thể gây nguy hiểm trong quá trình xử lý hậu cần vận chuyển. 

Tất cả đơn hàng phải có nhãn vận chuyển được dán chắc chắn trên bao bì bao gồm các thông tin: 

• Tên và địa chỉ bưu điện đầy đủ của khách hàng (mã zip/mã bưu điện). 
• Mã số đơn đặt hàng của khách hàng. 
• Tên và địa chỉ đầy đủ của người bán. 

Nhãn vận chuyển không được bao gồm các hyperlinks, mã QR, thông tin liên hệ từ những nền tảng khác hay các thông tin không liên quan đến đơn hàng. Mỗi thùng carton phải có nhãn mác chính xác. Người vận chuyển có thể tiêu hủy hoặc thanh lý các đơn vị dán nhãn sai nếu không rõ chủ sở hữu đơn hàng. 

Ngoài ra, người bán phải dán mã vạch do nhà vận chuyển cung cấp lên đơn hàng. Khách hàng cũng phải đảm bảo thông tin giao hàng là đầy đủ và chính xác. 

3. Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Người bán có thể chọn đối tác vận chuyển của riêng mình hoặc chọn dịch vụ vận chuyển của TikTok Shop (Chỉ có sẵn cho người bán được chọn). 

Bước tiếp theo trong quy trình vận đơn của TikTok Shop đó là giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Người bán có thể giao kiện hàng cho người vận chuyển theo hai cách là giao tận tơi hoặc tự lấy hàng. 

3.1 Với phương thức tự lấy hàng 

• Người bán cần hoàn thiện việc đóng gói và cập nhật trạng thái đơn hàng thành “shipped”. “Shipped” là trạng thái chờ lấy hàng trong vòng 72 giờ sau khi đặt hàng. 
• Đơn vị vận chuyển sẽ được thông báo và nhận gói hàng từ người bán trong vòng 48 giờ. 
• Sau khi kiện hàng được vận chuyển, bên vận chuyển sẽ cập nhật trạng thái đơn thành “Đã lấy” trên hệ thống. Bạn có thể theo dõi trong mục “Trung tâm người bán – Quản lý đơn hàng”. 
• Nếu đơn vị vận chuyển chậm trễ, nhà bán hàng có thể chọn “Khiếu nại – Khiếu nại nhà cung cấp dịch vụ hậu cần” để khiếu nại với TikTok Shop. 

3.2 Với phương thức giao tận tơi 

• Trước khi vận chuyện, người bán phải hoàn thành đóng gói trong “Seller Central”, sau đó, chọn điểm vận chuyển gần nhất. 
• Người bán phải cập nhật trạng thái đơn hàng thành “Đã gửi”, tức là đang chờ nhận hàng trong vòng 72 giờ kể từ khi đặt hàng. 
• Người bán phải chuyển gói hàng đến điểm vận chuyển đã chọn trong vòng 48 giờ.
• Sau khi hàng được gửi đi, đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng và cập nhật trạng thái đơn trên hệ thống thành “đang vận chuyển”. Trạng thái này trong quy trình vận đơn của TikTok Shop sẽ được hiển thị trong Trung tâm người bán – Quản lý đơn hàng của bạn.

4. Kiểm tra tình trạng đơn hàng

Cuối cùng, người bán tiến hành kiểm tra tình trạng đơn hàng để xử lý những vấn đề (nếu có) kịp thời.

• Người bán nên theo dõi tình trạng đơn hàng từ khi gửi hàng đến khi người vận chuyển xác nhận đã chuyển đến người mua. 
• Người bán sẽ chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quanh đến đơn hàng, hậu cần… 
• Đối với phương thức vận chuyển của người bán, khách hàng chưa nhận được kiện hàng sau 14 ngày kể từ ngày gửi thì coi như thất lạc. 
• Đối với bên giao hàng TikTok, người vận chuyện không giao đúng thời gian đã cam kết sẽ coi như giao hàng chậm trễ. 

Trong trường hợp người vận chuyển không giao hàng hóa đã vận chuyển thành công trong hai lần với thời gian giao hàng đã cam kết thì coi như hàng hóa đó bị mất. Nếu bạn gặp các tình huống bất thường như hư hỏng gói hàng, mất gói hàng hoặc chậm trễ vận chuyển, TikTok Shop có thể hủy đơn đặt hàng và thông báo cho người mua để gửi đơn xin hoàn tiền.

Các câu hỏi thường gặp về TikTok Shop 

1. Làm thế nào để biết TikTok của bạn có đơn?

Trước khi bắt đầu quy trình vận đơn của TikTok Shop, bạn phải biết cửa hàng của mình có đơn hàng hay không. Người bán có thể thực hiện thao tác tìm kiếm sau: 

Cách 1: Xem thông báo trên màn hình ứng dụng TikTok. Bạn đăng nhập vào hệ thống và chọn biểu tượng thông báo (hình chuông) và hệ thống sẽ thông báo cho bạn khi có đơn hàng mới. 

Cách 2: Xem trong phần quản lý đơn hàng, đăng nhập TikTok Shop và vào phần quản lý đơn hàng của mình. Người bán sẽ thấy đơn hàng mới đang chờ xác nhận bên cạnh các sản phẩm đang chờ vận chuyển. 

Cách 3: Kiểm tra email của bạn, đơn hàng mới sẽ được thông báo tới địa chỉ email từng sử dụng để đăng ký shop trên TikTok. 

2. Làm thế nào để tra mã vận đơn TikTok Shop?

Bạn có thể tra mã vận đơn TikTok Shop trên ứng dụng TikTok hoặc qua đơn vị vận chuyển. Đối với cách tra cứu qua ứng dụng, bạn vào app TikTok trên điện thoại > Hồ sơ > Chọn đơn hàng > Xem tất cả. Ở đây, biểu tượng xe vận chuyển sẽ cho bạn thấy hành trình đơn hàng hiển thị. Bạn sẽ biết đơn hàng đang ở đâu và khi nào được giao.. 

Đối với cách tra cứu đơn hàng qua đơn vị vận chuyển, bạn làm tương tự như cách xem qua ứng dụng. Sau khi nhấn vào Xem tất cả, bạn chọn biểu tượng xe vận chuyển của đơn hàng bạn muốn xem và sao chép mã vận đơn hiển thị. Khi đã có mã vận đơn, Vào website của đơn vị vận chuyển và dán mã đơn vừa copy vào rồi nhấn tìm kiếm. Hành trình đơn hàng hiển thị để bạn theo dõi đơn hàng đến tay khách hàng chưa.

Nhìn chung, quy trình vận đơn của TikTok Shop và việc theo dõi đơn hàng cũng không quá phức tạp. 

3. Cách đổi đơn vị vận chuyển trên TikTok Shop?

Đổi đơn vị vận chuyển trên TikTok Shop là vấn đề được rất nhiều anh em quan tâm. Thực tế, khi bắt đầu kinh doanh trên nền tảng này, TikTok Shop sẽ mặc định đơn vị vận chuyển là J&T. Tuy nhiên, trong quá trình bán hàng, chúng ta có thể gặp các sự cố liên quan đến đơn hàng như tỷ lệ phát không thành công, mất hàng… 

Với tất cả những sự cố như vậy, nếu bạn muốn đổi đơn vị vận chuyển thì phải chụp lại bằng chứng và nhắn tin trực tiếp ở phần Hỗ trợ (Support) của TikTok Shop. Sau đó, gửi kèm bằng chứng hình ảnh để yêu cầu đổi đơn vị vận chuyển. Lúc này, TikTok Shop sẽ xem xét trong khoảng 14 ngày và sẽ đổi đơn vị vận chuyển cho người bán. 

4. Phí vận chuyển TikTok Shop do ai trả?

Không chỉ riêng TikTok Shop mà tất cả các hình thức bán hàng online trên nền tảng TMĐT thì đều phải tính toán đến chi phí vận chuyển. Đối với TikTok Shop, quy trình thanh toán phí vận chuyển được quy định: Người mua thanh toán phí vận chuyển cho người bán, và người bán sẽ là người thanh toán phí vận chuyển cho TikTok Shop.

Lời kết

Vì là kênh bán hàng mới nên quy trình vận đơn của TikTok Shop có nhiều điểm khác biệt so với các sàn TMĐT khác. Mong rằng bài viết của BurgerPrints sẽ giúp bạn nắm được những thông tin chi tiết về các bước xử lý đơn hàng, nguyên tắc vận chuyển… của TikTok Shop. 

TikTok Shop cho phép bạn kết nối với hơn 150 triệu người dùng Mỹ – thị trường chính của các sản phẩm POD – để quảng bá các sản phẩm tới họ. Tuy nhiên, TikTok Shop vẫn chưa có chính sách hỗ trợ fulfillment khiến không ít sellers gặp khó khăn. Hiểu được điều này, BurgerPrints ra đời với sứ mệnh hỗ trợ các seller POD và dropshipping trên hành trình chinh phục TikTok Shop. BurgerPrints cung cấp dịch vụ fulfillment trọn gói, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tối ưu hóa lợi nhuận.

Chúng tôi cung cấp hơn 400 sản phẩm POD thuộc nhiều ngành hàng khác nhau, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Hệ thống xưởng và kho hàng đặt tại các thị trường trọng điểm như Mỹ, EU, Trung Quốc, Việt Nam đảm bảo thời gian sản xuất nhanh chóng và vận chuyển ổn định. BurgerPrints cam kết chất lượng sản phẩm cao cấp, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế.

Nếu bạn là một seller và đang cần một đơn vị fulfillment nhanh chóng, ổn định thì BurgerPrints là lựa chọn hàng đầu. Để nhận tư vấn và hỗ trợ sớm nhất, hãy liên hệ với BurgerPrints ngay hôm nay!