Fulfillment 3PL là gì? A-Z cách vận hành của hệ thống Fulfillment 3PL

Với sự bùng nổ của thương mại điện tử, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với áp lực ngày càng lớn trong việc đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Việc quản lý kho hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý đơn hàng trở thành một thách thức lớn. Để giải quyết những vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp Fulfillment 3PL. Vậy Fulfillment 3PL là gì và cách vận hành hệ thống này như thế nào? Cùng BurgerPrints tìm hiểu trong bài viết nhé!

Fulfillment 3PL là gì?

Trước tiên, chúng ta cần hiểu về 3PL là gì? 3PL, viết tắt của “Third-Party Logistics”, là dịch vụ logistics do bên thứ ba cung cấp. Dịch vụ này giúp nhà bán hàng thực hiện và quản lý các công việc liên quan đến logistics (chuỗi cung ứng) như làm thủ tục xuất/nhập khẩu, cung cấp các chứng từ vận tải/vận chuyển/giao-nhận…

Hiểu đơn giản, 3PL là việc nhà bán hàng đang outsourse (thuê ngoài) một đơn vị khác làm logistics thay vì tự mình xử lý. Bạn không cần sở hữu kho hàng của mình mà lưu trữ hàng hóa ở kho hàng của công ty logistics. Hơn nữa, bạn cũng không phải trực tiếp quản lý việc đóng gói và gửi hàng, nhân viên kho sẽ thực hiện công việc này.

Fulfillment 3PL, còn được gọi là Order fulfillment hay eCommerce fulfillment, là một phần của dịch vụ 3PL. Fulfillment 3PL tập trung vào việc hoàn tất đơn hàng từ lưu kho hàng hóa, xử lý quá trình đặt hàng đến giao và nhận hàng hóa. Bên cạnh đó, nhiều kho hàng 3PL còn cung cấp thêm một số dịch vụ khác như đổi trả hàng hóa, hỗ trợ khách hàng…

Cách thức vận hành của 3PL Fulfillment

Như đã đề cập, Fulfillment 3PL tập trung vào việc hoàn tất đơn hàng từ lưu kho hàng hóa, xử lý quá trình đặt hàng đến giao và nhận hàng hóa. Dưới đây là chi tiết cách thức vận hành của 3PL Fulfillment:

1. Tiếp nhận và quản lý hàng tồn kho

Khi hàng hóa được gửi đến kho của nhà cung cấp dịch vụ Fulfillment 3PL, chúng sẽ được tiếp nhận, kiểm tra và nhập vào hệ thống quản lý kho. Hàng hóa có thể được phân loại và lưu trữ theo các khu vực hoặc kệ khác nhau để dễ dàng truy xuất.

Dịch vụ 3PL theo dõi số lượng hàng tồn kho và cập nhật thông tin theo thời gian thực. Hệ thống quản lý kho (WMS) giúp theo dõi lượng hàng còn lại, tự động tạo đơn hàng bổ sung khi cần thiết và tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa.

2. Xử lý đơn hàng

Sau khi khách hàng đặt hàng trên website của người bán hàng và thanh toán thành công, thông tin đơn hàng được chuyển đến nhà cung cấp dịch vụ Fulfillment 3PL. Họ sẽ chọn hàng hóa từ kho, đóng gói theo tiêu chuẩn/yêu cầu của nhà bán hàng và chuẩn bị vận chuyển.

3. Vận chuyển

Đơn vị 3PL Fulfillment chọn phương thức vận chuyển tối ưu dựa trên yêu cầu của đơn hàng, chi phí và thời gian giao hàng. Sau khi hàng hóa đã được đóng gói và 3PL Fulfillment chọn được phương thức vận chuyển phù hợp, họ sẽ tiến hàng giao hàng. Các nhà cung cấp dịch vụ sẽ cung cấp mã đơn hàng để khách hàng có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng.

4. Xử lý hàng hoàn

Trong trường hợp khách hàng muốn trả hàng, dịch vụ 3PL Fulfillment có thể xử lý các yêu cầu hoàn trả, kiểm tra hàng hóa đã trả về và cập nhật tồn kho cũng như tình trạng đơn hàng. Họ cũng có thể hỗ trợ việc hoàn tiền cho khách hàng, tùy thuộc vào chính sách hoàn trả của nhà bán háng.

5. Báo cáo hiệu suất

3PL Fulfillment cung cấp các báo cáo của hoạt động bán hàng như số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng và tỷ lệ hoàn trả. Những báo cáo này giúp nhà bán hàng theo dõi và cải thiện quy trình fulfillment.

Lợi ích khi sử dụng 3PL Fulfillment

Sử dụng dịch vụ 3PL Fulfillment mang lại nhiều lợi ích cho nhà bán hàng như tiết kiệm chi phí, mở rộng thị trường kinh doanh, quản lý hàng tồn kho tốt hơn, thúc đẩy tăng trưởng cho thương hiệu, cải thiện chăm sóc khách hàng và có chuyên gia hỗ trợ fulfillment.

1. Tối ưu chi phí kho hàng

Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh, chưa có nhiều vốn và kinh nghiệm thì nên sử dụng dịch vụ 3PL Fulfillment. 3PL Fulfillment giúp nhà bán hàng tối ưu chi phí kho hàng, bạn không cần vốn đầu tư ban đầu lớn để xây dựng và thuê kho. Hơn nữa, chi phí kho bãi được chia sẻ với các người bán khác, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính.

2. Chi phí vận chuyển hợp lý

Cho dù bạn có nhiều đơn hàng thì số lượng đó có thể vẫn chưa đủ để thuyết phục các đơn vị vận chuyển giảm chi phí. Các đơn vị 3PL có lợi thế hơn trong việc đàm phán với bên vận chuyển khi họ có đến hàng trăm, hàng nghìn đơn hàng cần vận chuyển mỗi ngày.

3. Mở rộng thị trường kinh doanh

Các đơn vị 3PL Fulfillment thường có quy mô hoạt động và mạng lưới phân phối rộng hơn so với các doanh nghiệp bán lẻ thông thường. Họ có khả năng mở rộng cung ứng hàng hóa đến nhiều thị trường trong và ngoài nước mà họ đã quen thuộc. Việc hợp tác với các đơn vị này có thể giúp bạn mở rộng thị trường kinh doanh và gia tăng sự hiện diện của sản phẩm ở nhiều khu vực.

4. Thúc đẩy tăng trưởng cho thương hiệu

Khi bạn sử dụng dịch vụ Fulfillment 3PL, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian hơn cho các công việc khác như phát triển sản phẩm, quảng cáo, xây dựng thương hiệu… Dịch vụ 3PL giúp giảm bớt gánh nặng trong quản lý logistics để tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của thương hiệu.

5. Quản lý hàng tồn kho tốt hơn

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng để duy trì sự cân bằng giữa cung và cầu. Các đơn vị 3PL Fulfillment thường sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi chính xác mức tồn kho, dự đoán nhu cầu và tự động hóa quy trình nhập xuất hàng hóa. Từ đó, giúp giảm thiểu tình trạng hàng hóa dư thừa hoặc thiếu hụt.

6. Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng

Nhờ có 3PL Fulfillment, đơn hàng được xử lý đúng thời gian và đúng yêu cầu của khách hàng. Các đơn vị 3PL Fulfillment thường cung cấp các dịch vụ theo dõi đơn hàng, giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra tình trạng đơn hàng và nhận được thông tin cập nhật liên tục. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

7. Có chuyên gia hỗ trợ Fulfillment

Khi hợp tác với các đơn vị 3PL Fulfillment, nhà bán hàng sẽ có được sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và fulfillment. Các chuyên gia này có kiến thức sâu rộng về quy trình logistics, cách quản lý kho và các vấn đề phát sinh trong hoạt động vận chuyển. Họ có thể tư vấn và đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề của nhà bán hàng, đảm bảo rằng các hoạt động fulfillment diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Hạn chế khi sử dụng 3PL Fulfillment

Việc sử dụng dịch vụ 3PL Fulfillment mang lại nhiều lợi ích cho nhà bán hàng. Tuy nhiên, hệ thống này cũng tồn tại một số hạn chế liên quan đến chi phí thuê ngoài dịch vụ và quyền kiểm soát.

1. Chi phí thuê ngoài dịch vụ 3PL Fulfillment

Khi hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ 3PL Fulfillment, bạn có thể phải tốn thêm các chi phí khác như chi phí triển khai, chi phi lưu kho, chi phí nhận hàng…

• Chi phí triển khai (Onboarding costs): Chí phí triển khai là số tiền phải trả để tích hợp hệ thống và quy trình của bạn vào hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ 3PL.
• Chi phí nhận hàng (Receiving costs): Bạn sẽ phải trả phí vận chuyển hàng hóa đến kho của 3PL. Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ 3PL Fulfillment, khoản phí này có thể được tính theo giờ, theo đơn vị, theo thùng, theo pallet…
• Chi phí đóng gói đơn hàng (Order picking and packaging costs): 3PL Fulfillment sẽ chọn và đóng gói sản phẩm mà khách hàng đã đặt để giao hàng. Họ có thể tính chi phí này theo từng đơn hàng.
• Chi phí lưu kho (Inventory storage costs): Chi phí lưu kho là khoản phí mà nhà bán hàng phải trả cho việc lưu trữ hàng hóa. Bạn sẽ phải trả phí để lưu trữ pallet, các thùng riêng lẻ hoặc các kệ. Mức phí này phụ thuộc vào thời gian lưu trữ của sản phẩm và tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho.
• Chi phí lắp ráp (Kitting costs): Kitting là quá trình kết hợp nhiều sản phẩm riêng lẻ thành một đơn vị hàng hóa duy nhất (SKU) trước khi giao hàng. Điều này thường được áp dụng cho các đơn hàng bao gồm nhiều sản phẩm khác nhau, các bộ sản phẩm (bundles) hoặc các sản phẩm tùy chỉnh theo yêu cầu khách hàng. Chi phí kitting là tổng các khoản chi phí phát sinh trong quá trình này.

2. Có thể mất quyền kiểm soát

Khi hàng hóa được xử lý và vận chuyển bởi bên thứ ba, nhà bán hàng sẽ ít có cơ hội trực tiếp giám sát và kiểm soát từng khâu trong quy trình. Điều này có thể dẫn đến những sai sót không mong muốn, đặc biệt là khi có sự khác biệt về tiêu chuẩn giữa hai bên.

Lời kết

Trên đây là những điều cơ bản về Fulfillment 3PL là gì và cách vận hành của hệ thống này. Nhìn chung, Fulfillment 3PL là một giải pháp toàn diện giúp nhà bán hàng tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn là seller POD và đang tìm cho mình một dịch vụ fulfillment hiệu quả thì  BurgerPrints là lựa chọn hoàn hảo. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành, BurgerPrints tự hào là đối tác tin cậy, giúp các seller Print on Demand giải quyết mọi vấn đề hậu cần một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:

• Sản xuất nhanh – Ship ổn định: Thời gian thực tế sản xuất trung bình các sản phẩm 2D US trong 7 ngày gần nhất chỉ 1.17 ngày làm việc, vận chuyển trong US chỉ 3.92 ngày làm việc.
• Chất lượng in vượt trội: BurgerPrints nhận fulfill tới gần 400 sản phẩm chất lượng cao, sử dụng công nghệ in ấn hiện đại hàng đầu từ Kornit Digital, cho ra hình in sắc nét và bền màu
• Catalogue đa dạng: BurgerPrints cung cấp đa dạng sản phẩm chưa qua POD thuộc nhiều ngành hàng khác nhau, đáp ứng mọi nhu cầu của bạn, từ áo thun, cốc, tote bag đến phụ kiện thời trang, đồ gia dụng…
• Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên BurgerPrints nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7, giải đáp mọi thắc mắc và giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt.

Liên hệ BurgerPrints ngay hôm nay để nhận được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhất nhé!