Tracking number là gì? Các thuật ngữ về trạng thái đơn hàng

Mỗi ngày, bạn phải gửi nhiều đơn hàng nhỏ lẻ đến khắp nơi trên thế giới nhưng lại gặp khó khăn trong việc kiểm soát quá trình giao nhận và lo lắng về việc mất hàng hay không biết tình trạng đơn hàng hiện tại. Do đó, việc biết được mã Tracking Number là rất quan trọng. Sau đây, BurgerPrints sẽ hướng dẫn bạn cách tra cứu, hiểu rõ các thông tin trên vận đơn, cũng như các trạng thái đơn hàng, thanh toán, xử lý hàng hóa.

Tracking number là gì?

Tracking Number (hay Mã theo dõi) là một chuỗi ký tự đặc biệt được in trên các đơn hàng hoặc kiện hàng của các đơn vị vận chuyển như DHL, FedEx, UPS, hoặc bưu điện quốc gia, cho phép người gửi và người nhận có thể theo dõi quá trình vận chuyển của gói hàng. Tương tự như các mã vạch khác, loại mã này có thể được quét bằng máy đọc mã vạch hoặc quan sát trực tiếp bằng mắt thường.

Tracking Number đã tồn tại từ lâu và là một trong những thông tin quan trọng không thể thiếu trên nhãn. Trong mua sắm trực tuyến, nó là loại mã mà các trang web thường cung cấp người bán và người mua.

Vì sao cần tracking number khi kinh doanh trực tuyến?

Mã Tracking Number không chỉ đóng vai trò là số thứ tự sản phẩm mà còn có những mục đích sử dụng khác như sau:

Đối với đơn vị vận chuyển: Mã Tracking Number giúp họ theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa từ khi gửi đi cho đến khi nhận. Ngoài ra, mã này còn hỗ trợ xử lý nhanh các sự cố trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Đối với người gửi và người nhận: Mã Tracking Number cho phép họ tra cứu tình trạng của gói hàng, xác định vị trí hàng hóa. Nếu đơn hàng chưa được giao đúng thời gian dự kiến hoặc phát sinh vấn đề, mã này có thể được dùng để kiểm tra thông tin trên hệ thống.

Hướng dẫn cách theo dõi đơn hàng

Từ việc kiểm tra vị trí hiện tại của gói hàng, dự kiến ngày giao, đến cách xử lý khi có vấn đề phát sinh. Với những bước hướng dẫn đơn giản, bạn có thể chủ động kiểm tra tình trạng đơn hàng mọi lúc, đảm bảo an tâm trong suốt quá trình vận chuyển.

1. Order status (Trạng thái đơn hàng)

Trạng thái đơn hàng (Order status) phản ánh tình trạng xử lý đơn hàng của bạn trong quá trình mua bán. Các trạng thái cơ bản bao gồm:

• New / Open: Đơn hàng đã được tạo và đang chờ xử lý. Ở giai đoạn này, đơn hàng của bạn đang được chuẩn bị để giao.
• Completed: Đơn hàng đã hoàn tất. Gói hàng đã được giao thành công đến người nhận hoặc dịch vụ đã được thực hiện xong.
• Cancelled: Đơn hàng đã bị hủy bỏ, có thể do yêu cầu của người mua hoặc do các vấn đề khác phát sinh trong quá trình xử lý.

2. Payment status (Trạng thái thanh toán)

Trạng thái thanh toán (Payment status) cho biết tình hình xử lý của các khoản thanh toán liên quan đến đơn hàng. Các trạng thái thường gặp bao gồm:

• Pending: Thanh toán đang chờ xử lý, chưa hoàn tất.
• Authorized: Thanh toán đã được phê duyệt, nhưng chưa hoàn tất hoặc chưa rút tiền.
• Overdue: Thanh toán bị trễ hạn so với thời gian quy định.
• Expired: Phương thức thanh toán đã hết hạn hoặc không còn hiệu lực.
• Paid: Khoản thanh toán đã được thực hiện đầy đủ.
• Unpaid: Thanh toán chưa được thực hiện hoặc thất bại.
• Refunded: Khoản tiền đã được hoàn trả cho người mua sau khi hủy đơn hàng hoặc khi có yêu cầu hoàn tiền.

3. Fulfillment status (Trạng thái thực hiện đơn hàng)

Trạng thái thực hiện đơn hàng (Fulfillment status) cho biết quá trình chuẩn bị và giao hàng của đơn hàng. Các trạng thái bao gồm:

• Fulfilled: Đơn hàng đã được xử lý hoàn tất và hàng hóa đã được giao.
• Unfulfilled: Đơn hàng chưa được xử lý, hàng hóa chưa được chuẩn bị hoặc chưa giao.
• Partially fulfilled: Một phần của đơn hàng đã được giao, nhưng còn một số mặt hàng chưa được gửi đi.
• Scheduled: Đơn hàng đã được lên lịch để xử lý và giao hàng trong thời gian sắp tới.
• On hold: Đơn hàng đang tạm dừng xử lý do một số vấn đề cần giải quyết trước khi tiếp tục.

4. Return status (Trạng thái hoàn hàng)

Trạng thái hoàn hàng (Return status) thể hiện quá trình xử lý khi khách hàng yêu cầu trả lại sản phẩm. Các trạng thái thường gặp bao gồm:

• Return requested: Khách hàng đã gửi yêu cầu hoàn hàng, và đơn vị bán hàng đang xem xét yêu cầu này.
• Return in progress: Quá trình hoàn hàng đang diễn ra, sản phẩm đang được gửi trả lại hoặc đang trong quá trình kiểm tra.
• Returned: Sản phẩm đã được trả lại thành công và đơn hoàn hàng đã hoàn tất, có thể bao gồm việc hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm.

Các trạng thái đơn hàng dễ bị hiểu lầm

Việc hiểu đúng các trạng thái này sẽ giúp bạn quản lý đơn hàng hiệu quả hơn và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng. Hãy cùng khám phá các trạng thái đơn hàng dễ bị hiểu lầm để nắm vững thông tin và đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật chính xác về tình trạng đơn hàng của mình.

Dưới đây là bảng mô tả các trạng thái thường gặp về giao hàng và giải thích chi tiết cho mỗi trường hợp:

Trạng thái	Mô tả
MIS-SENT/MIS-SHIPPED	Hãng vận chuyển đã gửi nhầm gói hàng đến một địa chỉ hoặc trung tâm phân phối không đúng. Gói hàng thường sẽ được chuyển hướng và gửi đến địa chỉ chính xác trong vòng vài ngày. Nếu không nhận được gói hàng sau thời gian đó, bạn có thể liên hệ với bưu điện địa phương để kiểm tra thông tin qua mã theo dõi.
DELAYED	Đơn hàng của bạn bị giao trễ hơn dự kiến do sự cố không mong muốn. Người nhận không cần thực hiện thêm hành động gì, chỉ cần chờ đợi vì gói hàng vẫn đang trên đường vận chuyển.
RECEPTACLE BLOCKED/FULL	Hướng đến hộp chứa hàng đã bị chặn hoặc hộp chứa đã đầy. USPS sẽ tự động cố gắng giao hàng vào ngày tiếp theo. Nếu tình trạng này vẫn tiếp tục, gói hàng sẽ được chuyển đến bưu điện địa phương. Bạn nên liên hệ với bưu điện để tìm cách nhận gói hàng nhanh chóng.
DELIVERY ATTEMPTED – NO ACCESS TO THE DELIVERY LOCATION	Shipper không thể tiếp cận địa điểm giao hàng vì lý do nào đó. Họ sẽ cố gắng giao hàng vào các ngày làm việc tiếp theo. Nếu không nhận được hàng sau 24 giờ kể từ thông báo, hãy liên hệ với bưu điện địa phương để biết thêm thông tin. Gói hàng có thể đang chờ bạn tại đó.
EXCEPTION	Gói hàng đang gặp sự cố không mong muốn, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Các vấn đề có thể bao gồm địa chỉ không rõ, địa chỉ sai, hàng hóa bị hư hỏng, hoặc thiếu chữ ký. Bạn nên liên hệ với bưu điện địa phương để cập nhật tình trạng và nhận gói hàng kịp thời nếu cần.
FORWARDED	Trạng thái này cho biết gói hàng đã được chuyển đến một địa chỉ mới do hướng dẫn vận chuyển không chính xác hoặc địa chỉ/ZIP Code sai. Bạn nên liên hệ với bưu điện địa phương để cập nhật địa chỉ trước khi gói hàng bị trả lại cho người gửi.
FORWARD EXPIRED	Nếu gói hàng đã ở trạng thái “FORWARDED” hơn 45 ngày và người nhận không phản hồi về việc thay đổi địa chỉ, quyền thay đổi địa chỉ sẽ hết hạn và gói hàng sẽ được gửi trả lại người gửi.
NOTICE LEFT	Đơn hàng không thể giao và đã được gửi đến bưu điện để chờ nhận. Điều này có thể do không có ai để nhận hàng, người gửi không chấp nhận Drop Safe Drop, hoặc không có vị trí an toàn để đặt hàng. Bạn cần liên hệ với bưu điện địa phương để tra cứu thông tin và nhận gói hàng.
DELIVERY STATUS NOT UPDATED	Gói hàng đã đến nơi nhưng chưa được xử lý để giao và trạng thái theo dõi chưa được cập nhật. Có thể gói hàng đã được chuyển giao cho bưu điện địa phương. Sau 24 giờ từ khi gói hàng đến mà không có cập nhật thêm, vui lòng liên hệ với bưu điện địa phương để kiểm tra tình trạng và nhận hàng.

Trên đây là những thông tin cơ bản về mã tracking number và hướng dẫn kiểm tra mã này mà BurgerPrints đã cung cấp. Hy vọng nội dung trên đã giải đáp được thắc mắc của bạn về mã theo dõi. Đừng quên đón đọc các bài viết hữu ích khác tại BurgerPrints nhé!