Business Email là gì? Cách tạo Email doanh nghiệp đơn giản

Trong lĩnh vực kinh doanh trực tuyến đầy cạnh tranh, việc sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Business Email không chỉ khác biệt với Email cá nhân về mặt hình thức, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực về quản lý và bảo mật. Bài viết này BurgerPrints sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Business Email là gì, sự khác biệt so với Email cá nhân và các bước tạo một Email doanh nghiệp đơn giản.

Business Email là gì?

Business Email hay Email doanh nghiệp là một địa chỉ email chuyên nghiệp sử dụng tên miền của công ty, thay vì các tên miền phổ biến như Gmail, Yahoo. Ví dụ, thay vì sử dụng địa chỉ email cá nhân như [TênNgườiDùng]@gmail.com, bạn sẽ có một địa chỉ email như [TênNhânViên]@[TênCôngTy].com. Sử dụng Business Email giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng cường sự tin cậy từ khách hàng và đối tác.

Trong kinh doanh nói chung và thương mại điện tử nói riêng, việc sở hữu Business Email không chỉ giúp tạo ấn tượng mà còn là bước cần thiết trong việc xây dựng thương hiệu trực tuyến.

Điểm khác biệt của Email cá nhân và Email doanh nghiệp

Khi bắt đầu kinh doanh online, nhiều doanh nghiệp thường đối mặt với câu hỏi liệu có cần đầu tư vào một địa chỉ email chuyên nghiệp hay không. Việc sử dụng Email cá nhân có thể thuận tiện, nhưng lại không thể hiện được sự uy tín và tính chuyên nghiệp của thương hiệu trong mắt khách hàng.

Để hiểu rõ hơn những điểm khác biệt quan trọng giữa Email cá nhân và Email doanh nghiệp, BurgerPrints đã tổng hợp thông tin trong bảng so sánh chi tiết dưới đây.

Tiêu chí	Email Cá nhân	Email Doanh nghiệp (Business Email)
Tên miền	Sử dụng tên miền miễn phí từ các nhà cung cấp phổ biến như gmail.com, yahoo.com	Sử dụng tên miền riêng của công ty, ví dụ [TênNhânViên]@[TênCôngTy].com
Mục đích sử dụng	Thường dành cho các mục đích cá nhân như liên lạc gia đình, bạn bè, đăng ký dịch vụ	Phục vụ các hoạt động kinh doanh, giao tiếp với khách hàng, đối tác, và đồng nghiệp
Hình ảnh chuyên nghiệp	Không thể hiện tính chuyên nghiệp, dễ bị xem là thiếu tin cậy	Tạo ấn tượng chuyên nghiệp, tăng cường sự uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp
Quản lý và bảo mật	Phụ thuộc vào chính sách bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ miễn phí, khó kiểm soát	Quản lý tập trung, cho phép kiểm soát quyền truy cập, bảo mật cao hơn, phù hợp cho doanh nghiệp
Tính năng và công cụ	Các tính năng cơ bản như gửi/nhận email, lịch cá nhân	Đầy đủ tính năng hỗ trợ doanh nghiệp: chia sẻ lịch, quản lý nhóm, lưu trữ dữ liệu, tích hợp công cụ làm việc
Khả năng mở rộng	Hạn chế, không phù hợp cho các tổ chức lớn, khó thêm tài khoản liên kết	Dễ dàng mở rộng, có thể thêm nhiều tài khoản email dưới cùng một tên miền, quản lý tập trung
Khả năng tùy chỉnh	Giao diện và tính năng hạn chế, ít khả năng tùy chỉnh	Tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp, bao gồm các công cụ cộng tác, chữ ký email chuyên nghiệp
Chi phí	Thường miễn phí hoặc có phí rất thấp cho các tính năng cơ bản	Có phí nhưng đi kèm với các tính năng và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện

Tại sao Business Email lại quan trọng?

Như đã đề cập ở trên việc sử dụng Business Email không chỉ đơn thuần là một lựa chọn, mà là yếu tố giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng cường sự tin cậy từ khách hàng và đối tác. Ngoài ra, đầu tư vào một hệ thống email doanh nghiệp chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tránh spam, tăng sự uy tín và tăng tính bảo mật.

1. Tính chuyên nghiệp

Business Email sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp, giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác. Địa chỉ email như contact@yourcompany.com sẽ luôn đáng tin cậy và thể hiện tính nghiêm túc hơn so với các địa chỉ email cá nhân miễn phí.

2. Khả năng quản lý

Với Business Email, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các tài khoản email của nhân viên, phân quyền truy cập, theo dõi hoạt động, và duy trì liên lạc nội bộ hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, cần một hệ thống email có thể đáp ứng nhu cầu phức tạp.

3. Tránh spam

Email doanh nghiệp thường ít bị đánh dấu là spam hơn so với email cá nhân, đặc biệt khi gửi thông tin quan trọng hoặc tiếp thị. Điều này giúp tăng tỷ lệ mở email, đảm bảo thông điệp của doanh nghiệp luôn đến đúng đối tượng.

4. Sự uy tín

Một địa chỉ email chuyên nghiệp tạo dựng sự uy tín trong mắt khách hàng. Khi khách hàng nhận được email từ một địa chỉ có tên miền của doanh nghiệp, họ có xu hướng tin tưởng hơn vào nội dung và thông tin được cung cấp.

5. Tính bảo mật

Business Email cung cấp các tính năng bảo mật cao cấp, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và thông tin khách hàng khỏi các mối đe dọa trực tuyến. Doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ các tài khoản email, giảm nguy cơ bị tấn công, rò rỉ dữ liệu hoặc lạm dụng.

Với những lợi ích vượt trội về tính chuyên nghiệp, quản lý, bảo mật, và sự uy tín, Business Email là công cụ không thể thiếu trong việc xây dựng thương hiệu và phát triển kinh doanh trực tuyến.

Các bước tạo Email doanh nghiệp đơn giản nhất

Để bắt đầu sử dụng Email doanh nghiệp, bạn cần thực hiện theo các bước dưới đây. Quy trình này không quá phức tạp và có thể giúp bạn nhanh chóng thiết lập hệ thống email chuyên nghiệp cho công ty mình.

Bước 1: Thiết lập địa chỉ cho doanh nghiệp của bạn (Domain – Tên miền)

Nếu doanh nghiệp của bạn đã có sẵn tên miền thì có thể bỏ qua bước này.

Nếu bạn chưa có tên miền thì bạn cần chuẩn bị tên miền cho doanh nghiệp, đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Tên miền của bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ và phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp. 

Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn tên là “ABC Furniture,” bạn có thể chọn tên miền như abcfurniture.com.

Tuy nhiên khi mua tên miền, bạn cần kiểm tra xem tên miền đó có sẵn hay không qua các công cụ như GoDaddy, Namecheap,… Sau khi chọn được tên miền phù hợp, bạn cần đăng ký tên miền với một nhà cung cấp dịch vụ hosting như GoDaddy, Namecheap hoặc MatBao,…

Lưu ý khi chọn tên miền:

• Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc số, nếu không cần thiết.
• Chọn tên miền với đuôi phổ biến như .com, .vn hoặc .net để dễ nhận diện và đáng tin cậy hơn.
• Đảm bảo tên miền dễ phát âm và dễ đánh vần.

Bước 2: Tạo email công ty theo tên miền miễn phí của bạn

Sau khi có tên miền, doanh nghiệp có thể tạo địa chỉ email theo tên miền này qua một số nền tảng miễn phí hoặc với chi phí thấp như Google Workspace, Zoho Mail hoặc Microsoft 365. Các dịch vụ này cho phép bạn tạo email theo tên miền của mình. Ví dụ: [TênNhânViên]@[TênCôngTy].com (nga07@abcfurniture.com).

Sau khi chọn dịch vụ, bạn cần cấu hình tài khoản email. Thông thường, nhà cung cấp dịch vụ sẽ hướng dẫn chi tiết cách kết nối tên miền với tài khoản email.

Bước 3: Sử dụng tài khoản email theo tên miền

Sau khi hoàn tất các bước thiết lập, bạn có thể bắt đầu sử dụng tài khoản email của mình.

• Đăng nhập và quản lý: Sử dụng giao diện quản lý email (Gmail, Outlook, hoặc Zoho) để gửi, nhận email và quản lý hộp thư của bạn.
• Tích hợp với các công cụ khác: Bạn có thể tích hợp email doanh nghiệp với các công cụ khác như CRM, công cụ tiếp thị để tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Tạo chữ ký email chuyên nghiệp: Để tăng cường sự chuyên nghiệp, hãy tạo chữ ký email bao gồm tên, chức vụ, thông tin liên lạc và logo công ty.

Với các bước này, bạn đã có thể tạo và sử dụng Email doanh nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Tổng kết

Business Email không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là nền tảng xây dựng uy tín và thương hiệu cho doanh nghiệp. Business Email mang lại sự chuyên nghiệp, khả năng quản lý tốt hơn, và tăng cường bảo mật hơn so với Email cá nhân. Việc sở hữu một địa chỉ email theo tên miền riêng không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng đáng tin cậy mà còn bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các rủi ro bảo mật. 

Bài viết trên đây, BurgerPrints đã giải thích chi tiết Business Email là gì? Cách tạo Email doanh nghiệp đơn giản. Đừng quên thường xuyên ghé blog của BurgerPrints để đọc thêm các bài viết thú vị của chúng tôi nhé!